Сначала схема, потом софт.
Описываем, как проходят заказы, деньги и данные: кто, где, в какой момент. Только потом решаем, что автоматизировать. Автоматизированный хаос — тот же хаос, только быстрее.
Бизнес растёт, а вы всё глубже в операционке?
Проектируем операционную систему компании и собираем её из CRM, 1С, автоматизаций и ИИ. Если порядок нужно наводить изнутри, приходим к вам операционным директором на время.
НАЗНАЧИТЬ ВСТРЕЧУ30 минут, бесплатно. Разберём одну вашу задачу и честно скажем, нужен ли вам проект.
ПРОЕКТНЫЙ ШТАМП
- БЮРО:
- БОА
- АРХИТЕКТОР:
- Анатолий Юдин
- ОСНОВА:
- 18 ЛЕТ ПРАКТИКИ «ПРОГРЕСС АУДИТ»
- РАБОТАЕМ:
- МОСКВА И УДАЛЁННО ПО РФ
- СТАТУС:
- ПРИНИМАЕМ ПРОЕКТЫ НА февраль
Как понять, что система сложилась сама
В каждой компании есть операционная система. Вопрос в том, спроектировал ли её кто-то или она наросла за годы роста. Если три пункта из списка про вас — скорее второе.
Отметьте то, что узнаёте.
Назначить встречу →Это не проблема людей. Это архитектура, которую никто не проектировал. Нанять ещё одного менеджера или купить ещё один сервис не поможет: система станет сложнее, но не лучше.
ПРИМ. 18 лет мы ведём учёт малого и среднего бизнеса и видим эти симптомы в цифрах: в переплатах, штрафах и потерянных документах.
Сначала операционная система. Потом инструменты.
Дом не строят с выбора окон. А компании часто начинают с покупки CRM, а потом выясняют, что она не стыкуется ни с 1С, ни с тем, как на самом деле работает отдел продаж.
Любую компанию можно разложить на четыре функции: продажи, операции, финансы, команда. Между ними движутся заказы, деньги, документы и решения. В центре стоит контур управления: место, где собственник видит цифры и принимает решения. В спроектированной системе это одна сводка. В неспроектированной — пять разговоров и три таблицы.
Одно место для каждой цифры.
У каждого показателя есть один источник. Сделка вводится один раз и дальше сама попадает в учёт, склад и отчёт. Споры «а у меня другая цифра» исчезают.
Рутина — системе, решения — людям.
Автоматизации переносят данные и напоминают о сроках. ИИ-агенты разбирают документы и готовят сводки. Платёж, скидку, ответ клиенту и всё, что нельзя отменить, подтверждает человек.
Система остаётся у вас.
Схемы, регламенты, доступы и описание каждой автоматизации передаём вам. Любой грамотный специалист сможет разобраться, как всё устроено, без нас.
Хотите увидеть эффект в цифрах? До старта замерим текущее состояние, после запуска сравним. Это опция, СМ. 04.
От разговора до работающей системы
Цена каждого проекта считается после диагностики: она зависит от числа процессов и систем, которые нужно связать. На каждом этапе вы знаете, что получите и когда.
Встреча
30 минут, бесплатно
ДЕЛАЕМРазбираем одну задачу, которая болит сильнее всего
ПОЛУЧАЕТЕЧестный ответ: нужен проект или хватит одной настройки
Диагностика
4–8 недель
ДЕЛАЕМИнтервью с собственником и ключевыми людьми, разбор CRM, 1С и таблиц
ПОЛУЧАЕТЕЧертёж «как есть», карта узких мест, список изменений по приоритету
Проект
4–6 недель
ДЕЛАЕМРисуем целевую схему: процессы, роли, данные, точки решений. Решаем, что автоматизировать и чем
ПОЛУЧАЕТЕЧертёж «как надо», план внедрения по очередям, бюджет
Сборка
Первая очередь через 2–4 месяца
ДЕЛАЕМНастраиваем CRM, связываем с 1С, собираем сценарии и ИИ-агентов, обучаем команду
ПОЛУЧАЕТЕРаботающая система очередями, регламенты, описание каждой автоматизации
Сопровождение
Помесячно
ДЕЛАЕМСледим за работой автоматизаций, вносим правки, добавляем сценарии под рост
ПОЛУЧАЕТЕСистема меняется вместе с бизнесом, ревизия схемы раз в квартал
Диагностику можно заказать отдельно. Если дальше вы захотите внедрять сами или с другой командой, чертёж останется у вас.
Одновременно ведём не больше трёх клиентов, включая работу операционным директором. Если свободного места нет, сразу назовём ближайшую дату старта.
Собираем из привычных инструментов: Битрикс24, amoCRM, ELMA365, 1С, ЭДО, n8n, YandexGPT, GigaChat и зарубежные модели — по задаче и требованиям к данным.
Как это выглядит в работе
Заявка с сайта становится сделкой в CRM, по сделке выставляется счёт в 1С, при просрочке менеджер получает напоминание.
Счета и акты поставщиков из почты и ЭДО распознаются и сверяются с заказами. Расхождения идут на проверку человеку.
Каждое утро собственник получает в Telegram сводку: деньги на счетах, дебиторка, продажи, просроченные задачи.
Остатки и продажи на Wildberries и Ozon сами сверяются с учётом.
ИИ-агент отвечает сотрудникам на вопросы по регламентам, и новичок не отвлекает старших коллег.
Когда порядок нужно наводить изнутри
Иногда схемы мало. Нужен человек, который каждый день рядом с командой, с правом решений и ответственностью за результат. Тогда архитектор бюро приходит в компанию операционным директором на время.
Кому подходит
- Собственник сам тянет операционку и не может найти операционного директора.
- Компания быстро выросла, и прежние договорённости перестали работать.
- Порядок нужен быстро, и проект «со стороны» не успевает за изменениями.
Первый месяц
Изучаем компанию изнутри и рисуем чертёж «как есть».
Основной период
Перестраиваем процессы вместе с командой. Автоматизации и ИИ собирают партнёры бюро.
Последние 2 месяца
Передаём дела: находим или выращиваем постоянного операционного директора, передаём схемы, регламенты и доступы.
- СРОК:
- 6–12 МЕСЯЦЕВ
- ЗАНЯТОСТЬ:
- ПОЛНАЯ ИЛИ 2–3 ДНЯ В НЕДЕЛЮ
- ПОЛНАЯ ЗАНЯТОСТЬ:
- ОДНА КОМПАНИЯ
- 2–3 ДНЯ В НЕДЕЛЮ:
- НЕ БОЛЬШЕ ДВУХ, У КАЖДОЙ СВОИ ДНИ
- ДОГОВОР:
- ФОРМАТ ОБСУЖДАЕМ НА ВСТРЕЧЕ
Архитектор уходит, когда компания работает без него. Это и есть результат.
Кто выходит операционным директором — СМ. 07.
Первый объект бюро — наша собственная компания
Прежде чем предлагать это клиентам, мы перестроили операционную систему «Прогресс Аудита». Это бухгалтерская компания с офисами в Москве и Череповце. С 2008 года через неё прошли около 200 компаний, и больше половины работают с ней до сих пор. Тысячи документов в месяц, жёсткие сроки отчётности, а цена ошибки — штраф клиента. Перестройка заняла около полугода, и всё это время компания продолжала работать с клиентами.
СПЕЦИФИКАЦИЯ ПО УЧАСТКАМ
| Участок | Было | Стало |
|---|---|---|
| Приём документов от клиентов | Почта, мессенджеры, бумага. Бухгалтер сам собирает документы и напоминает о них | Клиент пишет туда, где ему удобно: почта, мессенджеры, сканы. Все обращения и документы сходятся в карточку клиента в ELMA365, ИИ распознаёт и раскладывает их по типам, бухгалтер видит, чего не хватает |
| Сроки отчётности | Свой календарь у каждого бухгалтера | Единый календарь сроков по всем клиентам, напоминания клиенту и бухгалтеру. Руководитель заранее видит риск просрочки |
| Проверка перед отправкой | Выборочная, вручную | Автоматические проверки расчётов до отправки в госсистемы. Отправляет человек |
| Связь с клиентом | Вопросы идут к нескольким сотрудникам, история остаётся в личных переписках | Клиент пишет в любой привычный канал, а все обращения собираются у координатора в ELMA365 вместе с историей |
| Отчёт клиенту-собственнику | По запросу, собирается вручную | Регулярный отчёт собирается из 1С автоматически |
Время руководителя на операционку, часов в неделю
258
Клиентов на одного бухгалтера
1220
Закрытие месяца, число следующего месяца
2010
Что сделали
- Описали приём документов, контроль сроков и связь с клиентом как процессы и перенесли их в ELMA365. У каждого клиента появилась карточка, у каждой задачи — ответственный и срок.
- Через n8n связали ELMA365 с 1С, почтой, ЭДО и мессенджерами. Документы и статусы движутся без ручного переноса.
- Подключили ИИ к разбору входящих документов: он определяет клиента и тип документа. Персональные данные обезличиваются до отправки в модель.
- Вынесли типовые проверки отчётности в автоматические сценарии. Отправку по-прежнему подтверждает бухгалтер.
- Настроили утреннюю сводку для руководителя: сроки под риском, недостающие документы, загрузка бухгалтеров.
Мы сами живём в этой системе каждый день. Всё, что предлагаем клиентам, сначала проверено на себе. Поэтому архитектор бюро может на месяцы уйти операционным директором в другую компанию: своей он для этого не нужен.
Остальные проекты закрыты соглашением о конфиденциальности. На встрече расскажем о похожих задачах без названий компаний. Работаем со строительными компаниями, производством, общепитом, интернет-торговлей и продавцами на маркетплейсах.
Архитектура из бухгалтерии
Бюро создано командой «Прогресс Аудита», которая с 2008 года ведёт учёт малого и среднего бизнеса. За 18 лет через нас прошли около 200 компаний, и больше половины работают с нами до сих пор. Мы изнутри видели, где теряются документы, почему деньги приходят позже, чем могли, и что случается с компанией, где всё держится на одном человеке. Бухгалтерия — место, где любая операционная ошибка рано или поздно превращается в цифру.
Архитектор бюро — Анатолий Юдин, основатель и директор «Прогресс Аудита». В IT — с 1999 года, в управлении компаниями — с 2006-го. [Образование: вуз и специальность — заказчик пришлёт позже.] Он проектирует систему и отвечает за то, чтобы части сошлись в целое. Он же выходит к клиентам операционным директором на время.
Реализацию ведут партнёры по направлениям: CRM, интеграции с 1С, автоматизация и ИИ, финансы.
Учёт и налоги — в «Прогресс Аудите» →Кого ещё вы рассматриваете
| Альтернатива | Что обычно бывает | Как у нас |
|---|---|---|
| Интегратор CRM | Внедряет свой продукт, процессы подгоняются под систему | Сначала схема, потом инструмент под неё. Не привязаны ни к одному вендору |
| Бизнес-консультант | Отчёт с рекомендациями, внедрение — на вас | Проектируем и собираем сами, а если нужно — принимаем решения изнутри как операционный директор |
| Нанять операционного директора в штат | Долгий поиск, месяцы на вход в дела, риск ошибки найма | Архитектор начинает с первого месяца и передаёт дела постоянному человеку, когда система готова |
| Фрилансер по автоматизации | Делает сценарий по ТЗ, не видит компанию целиком. Ушёл — никто не понимает, как это работает | Каждая автоматизация на чертеже и в описании |
| Свой IT-специалист в штате | Знает одну-две системы, сам становится точкой отказа | Команда по направлениям плюс документация, которая остаётся у вас |
Чего мы не делаем
- Не автоматизируем процесс, который никто не может описать.
- Не внедряем ИИ там, где хватит правила в таблице.
- Не продаём лицензии. Мы не партнёры ни одного вендора и подбираем систему под задачу клиента, а не под комиссию.
- Не делаем сайты и рекламу.
- Не оставляем систему, понятную только нам.
Вопросы, которые задают до встречи
Сколько это стоит?
Цена зависит от числа процессов и систем, которые нужно связать, поэтому считаем её после диагностики. Первая встреча бесплатная. После неё называем стоимость диагностики, после диагностики — стоимость проекта. Стоимость формата «операционный директор на время» обсуждаем на встрече.
Сколько это займёт?
Диагностика — 4–8 недель. Первая очередь системы обычно начинает работать через 3–5 месяцев после неё. Ваше время — пара часов в неделю, в основном на интервью и приёмку.
У нас уже есть CRM и 1С. Их придётся менять?
Обычно нет. Начинаем с того, что уже есть, и меняем инструмент, только если он не справляется со схемой.
Нам точно нужен ИИ?
Не обязательно. ИИ нужен там, где есть неструктурированный текст: сканы, письма, договоры, вопросы сотрудников. Если задачу решает правило, ставим правило — оно дешевле и надёжнее.
А если сотрудники не будут пользоваться?
Это частая причина, по которой CRM не приживается. Поэтому схему проектируем вместе с людьми, которые в ней будут работать, и убираем из их дня двойной ввод, а не добавляем его.
Что с данными, если в системе есть ИИ?
Работаем по 152-ФЗ. Персональные данные обезличиваем до того, как они попадут в модель. Трансграничную передачу проводим только по требованиям закона, а где она недопустима, используем российские модели или размещение на ваших серверах. Доступы выдаём по минимуму и закрываем после проекта.
У архитектора своя компания. Как он будет работать у нас?
«Прогресс Аудит» работает как система и не требует его ежедневного участия. Это главный кейс бюро, СМ. 06.
Сколько клиентов вы ведёте одновременно?
Всего не больше трёх, включая работу операционным директором. Операционным директором архитектор работает в одной компании при полной занятости или в двух — при занятости 2–3 дня в неделю. У каждой компании свои фиксированные дни, они не пересекаются.
Операционный директор оформляется в штат?
Формат договора обсуждаем на встрече: он зависит от задач, срока и занятости.
Что останется после ухода операционного директора?
Постоянный операционный директор, которого мы нашли или вырастили вместе с вами, и система со всеми схемами, регламентами и доступами.
Нужно быть клиентом «Прогресс Аудита»?
Нет. Но если вы уже клиент, мы знаем ваш учёт изнутри, и диагностика пройдёт быстрее.
Вы работаете не в Москве?
Да, удалённо по всей России. В Москве диагностику проводим на месте.
Что будет, если мы захотим работать без вас?
Все схемы, доступы и описания уже у вас. Система не перестанет работать после завершения договора.
Начнём с 30 минут
Расскажите, где сейчас больше всего ручной работы. За встречу поймём, нужен ли проект или хватит одной настройки. Если проект не нужен, так и скажем.
+7 495 000-00-00@boa_demohello@bpmconsult.ruЗаявка принята. Перезвоним в течение рабочего дня.